招標(biāo)采購文件編制及審核制度

招標(biāo)文件是招投標(biāo)過程中最重要的文件，招標(biāo)文件的編制水平與質(zhì)量直接關(guān)系到整個招投標(biāo)活動的成敗。而文件的編制和審核是招標(biāo)文件質(zhì)量控制過程中一個十分重要的環(huán)節(jié)，招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)如何編制，編制完成后，應(yīng)當(dāng)怎樣對招標(biāo)文件進(jìn)行審核以保證招標(biāo)文件質(zhì)量?下面就從招標(biāo)文件編制、審核等幾方面進(jìn)行探討。

（一）招標(biāo)文件的編制

1、編制招標(biāo)文件：

根據(jù)招標(biāo)項目特點(diǎn)和實(shí)際需要，以招標(biāo)人提供的相關(guān)基礎(chǔ)資料和信息為依據(jù)，合理設(shè)置投標(biāo)人資格條件、投標(biāo)報價要求、評標(biāo)方法、合同條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)質(zhì)性要求，編制滿足項目需求的招標(biāo)文件。

對于依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項目，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)展改革部門會同有關(guān)行政監(jiān)督部門制定的標(biāo)準(zhǔn)文本，并遵守其相關(guān)規(guī)定；對于適用政府采購的項目應(yīng)按照財政部門會同有關(guān)行政部門制定的標(biāo)準(zhǔn)文本，并遵守其相關(guān)規(guī)定；沒有適用的標(biāo)準(zhǔn)文本的，可使用相關(guān)行業(yè)或地方的示范性文本。

2、招標(biāo)文件的主要內(nèi)容和編制要求：

（1）招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書

應(yīng)與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在有關(guān)媒介上發(fā)布的招標(biāo)公告或向特定潛在投標(biāo)人發(fā)出投標(biāo)邀請書的內(nèi)容保持一致。

（2）投標(biāo)人須知

重點(diǎn)闡明招標(biāo)內(nèi)容，招標(biāo)投標(biāo)活動應(yīng)遵循的程序規(guī)則以及對編制、遞交投標(biāo)文件等投標(biāo)活動的要求，由正文及其前附表兩部分組成，一般包括以下內(nèi)容：

1）總則：明確招標(biāo)項目概況、資金來源和落實(shí)情況、招標(biāo)范圍、計劃工期、質(zhì)量要求、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)費(fèi)用、保密、踏勘現(xiàn)場、投標(biāo)預(yù)備會、分包和偏離等事項；

2）招標(biāo)文件：明確招標(biāo)文件組成、招標(biāo)文件的澄清與修改等事項；

3）投標(biāo)文件：明確投標(biāo)文件組成、投標(biāo)報價、投標(biāo)有效期、投標(biāo)保證金形式與金額、資格審查資料、備選投標(biāo)方案、投標(biāo)文件編制格式及簽署要求等事項；

4）投標(biāo)：明確投標(biāo)文件密封與標(biāo)識、投標(biāo)文件的遞交、投標(biāo)文件的修改與撤回等事項；

5）開標(biāo)：明確開標(biāo)時間和開標(biāo)地點(diǎn)、開標(biāo)程序等事項；

6）評標(biāo)：明確評標(biāo)委員會組建方法、依法需要回避的情形、評標(biāo)原則、評標(biāo)依據(jù)等事項；

7）合同授予：明確定標(biāo)方式、中標(biāo)通知、履約擔(dān)保、簽訂合同等事項；

8）重新招標(biāo)和不再招標(biāo):明確重新招標(biāo)和不再招標(biāo)的情形、程序及后續(xù)事項等；

9）附表：明確招標(biāo)活動中需要使用的表格文件格式，包括開標(biāo)記錄表、問題澄清通知、問題的澄清、中標(biāo)通知書、中標(biāo)結(jié)果通知書、確認(rèn)通知等表格；

10）其他依據(jù)招標(biāo)項目需要補(bǔ)充的程序性內(nèi)容。

投標(biāo)人須知中相關(guān)條款應(yīng)與招標(biāo)文件其他部分內(nèi)容銜接一致，特別是對合同執(zhí)行有實(shí)質(zhì)性影響的條款，如招標(biāo)范圍、計劃工期、質(zhì)量要求、報價要求等內(nèi)容，必須與招標(biāo)文件中其他可能構(gòu)成合同文件的相關(guān)部分保持一致。

（3）評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法

一般包括評標(biāo)方法、評審程序和評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，相關(guān)編制要求如下：

1）評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法應(yīng)科學(xué)、公平和公正，滿足評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件的評審和比較，以及擇優(yōu)推薦中標(biāo)候選人或依招標(biāo)人授權(quán)確定中標(biāo)人的需要。

2）依據(jù)招標(biāo)項目的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)要求通常選擇經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法或綜合評估法。

（4）合同條款及格式

主要由通用合同條款、專用合同條款和合同附件格式三部分組成。

編制本章節(jié)時，應(yīng)結(jié)合招標(biāo)項目實(shí)際特點(diǎn)和管理要求，對合同主體的責(zé)任和義務(wù)，工程質(zhì)量，進(jìn)度計劃、開竣工時間，合同價格的確定、調(diào)整，計量與支付，變更，竣工驗(yàn)收，缺陷責(zé)任與保修責(zé)任，違約，索賠，爭議的解決等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容和關(guān)鍵性條款作必要的細(xì)化和補(bǔ)充。

（5）工程量清單

應(yīng)提供工程量清單，相關(guān)要求應(yīng)在招標(biāo)正文中明確。

（6）圖紙

應(yīng)提供招標(biāo)圖紙，作為投標(biāo)人編制已標(biāo)價工程量清單和投標(biāo)報價的主要依據(jù)。

（7）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求

招標(biāo)文件中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求一般包括以下內(nèi)容：

1）項目概況；

2）總體技術(shù)要求；

3）國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；

4）項目實(shí)施條件，如環(huán)境、外部條件和建設(shè)條件；

（8）投標(biāo)文件格式

重點(diǎn)闡明投標(biāo)人在編制投標(biāo)文件時應(yīng)使用的各類格式文件及相關(guān)編寫要求，如投標(biāo)函及投標(biāo)函附錄、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書、聯(lián)合體協(xié)議書、投標(biāo)保證金、已標(biāo)價工程量清單、施工組織設(shè)計、項目管理機(jī)構(gòu)、擬分包項目情況表、資格審查資料、其他材料等。

本章節(jié)內(nèi)容應(yīng)與投標(biāo)人須知中投標(biāo)文件構(gòu)成內(nèi)容及編制要求，以及評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法中評標(biāo)委員會評審內(nèi)容相匹配，不要設(shè)置與評審內(nèi)容無關(guān)的格式并要求投標(biāo)人響應(yīng)。

（9）其他內(nèi)容

依據(jù)招標(biāo)項目實(shí)際情況，應(yīng)闡明需在招標(biāo)文件中明確的其他內(nèi)容，如現(xiàn)場運(yùn)輸條件，水電接駁條件、地質(zhì)勘察、水文、氣象等參考資料，以滿足投標(biāo)人投標(biāo)和合同簽訂需要。

3、招標(biāo)文件的編制應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下因素：

（1）招標(biāo)文件應(yīng)符合現(xiàn)行法律法規(guī)要求，不得存在不公平、不公正的條款，避免出現(xiàn)招標(biāo)文件發(fā)布、澄清和修改、投標(biāo)文件準(zhǔn)備時限少于法定時限等情況，避免出現(xiàn)通過設(shè)定與招標(biāo)項目具體特點(diǎn)和實(shí)際需要不相適應(yīng)的資格條件要求、以特定行政區(qū)域或者特定行業(yè)的業(yè)績、獎項作為評標(biāo)加分條件或中標(biāo)條件以排斥潛在投標(biāo)人等問題。

（2）招標(biāo)文件內(nèi)容應(yīng)完整，文字應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，避免出現(xiàn)文件前后不一致、條款存在歧義或重大漏洞等現(xiàn)象，損害招投標(biāo)當(dāng)事人的利益。

（3）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分了解和掌握招標(biāo)項目的市場競爭情況，針對項目實(shí)際特點(diǎn)，在保證充分競爭及科學(xué)擇優(yōu)的基礎(chǔ)上，擬訂投標(biāo)人需滿足的資格條件和評標(biāo)辦法。

（4）在編制招標(biāo)文件過程中應(yīng)與招標(biāo)人就文件主要內(nèi)容進(jìn)行充分討論和溝通，并將溝通過程中針對關(guān)鍵問題的各方觀點(diǎn)、結(jié)論、方案和保留意見（如有）如實(shí)記錄。

（5）針對招標(biāo)人提出的意見，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)從專業(yè)角度作出合理判斷，予以接受或與招標(biāo)人協(xié)商后達(dá)成一致。

發(fā)現(xiàn)招標(biāo)人提出的意見違反國家現(xiàn)行法律法規(guī)規(guī)定，或存在歧視性條款，或與委托招標(biāo)項目特點(diǎn)明顯不符等情況，應(yīng)當(dāng)及時告知招標(biāo)人進(jìn)行修改完善。

（二）招標(biāo)文件的審核

1、五級審核制度：

（1）招標(biāo)文件的五級審核制度是公司成果文件審核制度的一部分。我公司招標(biāo)文件審核分為五級，即編制人自審，招標(biāo)組長初審，招標(biāo)經(jīng)理復(fù)審，技術(shù)負(fù)責(zé)人終審，招標(biāo)人最終審核確認(rèn)。

（2）各級審核的內(nèi)容

1）編制人員自審的內(nèi)容：

項目基礎(chǔ)信息、錯別字、病句查對等內(nèi)容。

2）招標(biāo)組長初審的內(nèi)容：

文件中的工程情況與招標(biāo)人提供的資料是否一致；

是否存在范本中的應(yīng)改未改內(nèi)容；

前附表各條款與須知部分是否一致，條款號是否對應(yīng)；

文件中所有指向性語句的核對；

文件內(nèi)容序號核對；

技術(shù)條件與技術(shù)要求部分與招標(biāo)人提供的文件的核對；

工程量清單說明與工程量清單的一致性；

討論確定的內(nèi)容是否得到落實(shí)；

錯別字、病句查對。

3）招標(biāo)經(jīng)理復(fù)審的內(nèi)容：

部門經(jīng)理原則上應(yīng)通讀報送復(fù)審的招標(biāo)文件；

招標(biāo)文件范本選擇是否合適，能否滿足招標(biāo)人要求并達(dá)到最好招標(biāo)效果；

招標(biāo)程序、時間安排是否符合招標(biāo)人的要求；

已變動部分的審核及范本規(guī)定可以變動但未變動部分的確認(rèn)；

抽查項目經(jīng)理審查部分。

4）技術(shù)負(fù)責(zé)人終審的內(nèi)容：

文件內(nèi)容是否齊全：組成、附件等；

文件形式是否統(tǒng)一：資格預(yù)審還是后審；清單形式還是預(yù)算形式；固定單價合同還是固定總價合同還是其他等；

評審辦法與評分標(biāo)準(zhǔn)是否合理；

主要合同條款的變動部分，包括變更、支付、價款、索賠等部分。

5）招標(biāo)文件通過公司規(guī)定的四級審核后，經(jīng)簽字后可報與招標(biāo)人最終審核確認(rèn)，進(jìn)行第五級審核。在本過程中形成的意見可以認(rèn)為是招標(biāo)人審核時形成的意見，如果該意見違背法律法規(guī)或不合邏輯時，應(yīng)向招標(biāo)人建議不予修改。最終根據(jù)招標(biāo)人的意見進(jìn)行的修改亦應(yīng)執(zhí)行公司的各級審核制度。

2、印刷、裝訂、驗(yàn)收與發(fā)出

（1）招標(biāo)文件審核修改備案后，應(yīng)將招標(biāo)文件電子版注名“××××招標(biāo)文件最終版”，報公司綜合部并告知招標(biāo)文件可交付印刷，綜合部同意后由公司指定的印刷機(jī)構(gòu)印刷。

（2）如果監(jiān)督部門要求招標(biāo)文件在印刷后再進(jìn)行備案的，應(yīng)遵照執(zhí)行。

（3）招標(biāo)文件裝訂應(yīng)按工程類、服務(wù)類和貨物類進(jìn)行分類，應(yīng)遵守公司相應(yīng)類型的顏色和版式的要求。招標(biāo)人有特殊要求的，應(yīng)遵照執(zhí)行。

3、發(fā)布招標(biāo)文件

發(fā)布招標(biāo)文件之前，招標(biāo)文件封面或扉頁應(yīng)加蓋招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)公章。

應(yīng)按照招標(biāo)公告規(guī)定的時間、地點(diǎn)和方式發(fā)布招標(biāo)文件，發(fā)布期應(yīng)符合現(xiàn)行法律法規(guī)規(guī)定。

發(fā)布招標(biāo)文件期間，不得以任何方式限制潛在投標(biāo)人獲取招標(biāo)文件。

4、存檔保管

（1）招標(biāo)文件完成印刷裝訂與驗(yàn)收后，電子版由招標(biāo)部和綜合部永久保存和保管，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善公司招標(biāo)文件范本。

（2）綜合部應(yīng)將電子版招標(biāo)文件按工程類、服務(wù)類和貨物類分類進(jìn)行保管，必要時應(yīng)將類別細(xì)分，按年度排列，便于檢索和查找。

（3）招標(biāo)文件在項目未完成歸檔時由項目經(jīng)理保管，項目完成，資料歸檔后，由綜合部統(tǒng)一歸檔保管并執(zhí)行借閱制度。

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