設(shè)備材料類的采購項(xiàng)目屬于比較常見的項(xiàng)目，設(shè)備包括各種變壓器、互感器、調(diào)壓器、感應(yīng)移相器、電抗器、高壓斷路器、高壓熔斷器、穩(wěn)壓器、電源調(diào)整器等，設(shè)備材料的采購直接關(guān)系到項(xiàng)目質(zhì)量。我們?cè)谶@篇來看看材料采購計(jì)劃管理辦法。

　　材料采購計(jì)劃管理辦法

　　第一部分 通 則

　　1.0目的

　　為增強(qiáng)采購工作計(jì)劃性，從物資供應(yīng)上保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度，旨在為集團(tuán)有關(guān)部門的材料計(jì)劃制定、跟蹤提供操作指引。

　　2.0適用范圍

　　2.1 從公司范圍說，適用于集團(tuán)下屬建筑項(xiàng)目部的材料計(jì)劃管理

　　2.2 從材料范圍說，原則上對(duì)日常辦公、工程所需等材料均應(yīng)進(jìn)行有計(jì)劃的采購，以下材料可以除外：

　　■ 臨時(shí)、應(yīng)急、零星、不常出現(xiàn)的材料、資產(chǎn)設(shè)備

　　■ 涉及金額小，可現(xiàn)購或生產(chǎn)周期不超24小時(shí)的物料

　　■ 包工包料工程中的材料

　　3.0關(guān)于采購計(jì)劃各部門的職責(zé)：

　　3.1 集團(tuán)采購部

　　■ 依各項(xiàng)目部上報(bào)材料需求計(jì)劃主導(dǎo)各主要材料計(jì)劃的編制

　　■ 負(fù)責(zé)材料采購計(jì)劃的跟進(jìn)、反饋及總結(jié)

　　■ 結(jié)合庫存審核申購數(shù)量的合理性

　　■ 對(duì)各項(xiàng)目部計(jì)劃編制的及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督和考核

　　3.2 商務(wù)部

　　■ 配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計(jì)劃或預(yù)估使用量等

　　■ 審核計(jì)劃需求量的合理性

　　3.3總工室

　　審核采購計(jì)劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性

　　3.4 集團(tuán)下屬各項(xiàng)目部

　　■ 負(fù)責(zé)編制本項(xiàng)目部的材料需求計(jì)劃

　　■ 根據(jù)集團(tuán)采購部需要，跟進(jìn)、反饋計(jì)劃的執(zhí)行情況

　　4.0材料的分類：

　　從計(jì)劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應(yīng)的市場(chǎng)行情，按采招周期可以分為以下兩種：

　　4.1 年度材料

　　4.1.1 定義

　　為集團(tuán)常年使用的物料，通過年度的招投標(biāo)確定若干常年合作的供應(yīng)商后可解決材料的供應(yīng)問題。

　　4.1.2 材料特性

　　如符合以下條件的物料，可以納入年度采購計(jì)劃的編制范圍：

　　■ 能實(shí)施集中采購，供應(yīng)商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購總成本

　　■ 需用量相對(duì)穩(wěn)定，集團(tuán)總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機(jī)率很少

　　■ 使用量大，總體價(jià)格比較高，采購具有規(guī)模效應(yīng)

　　5.0計(jì)劃編制原則和作用：

　　■ 配合各項(xiàng)目施工進(jìn)度的開展

　　■ 盡可能準(zhǔn)確地預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料

　　■ 保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費(fèi)

　　■ 盡量配合公司的資金預(yù)算和周轉(zhuǎn)

　　■ 指導(dǎo)采購部門人員按計(jì)劃作業(yè)，保障各項(xiàng)目開工建設(shè)過程的物料和設(shè)備供應(yīng)

　　第二部分 材料計(jì)劃管理

　　1.0計(jì)劃的分層和精細(xì)度

　　年度材料從年度根據(jù)生成時(shí)間、編制主體、精細(xì)程度不同，自上而下劃分為三個(gè)層次如下：

2.0年度招標(biāo)計(jì)劃的編制 

　　2.1 作用

　　對(duì)年度材料供應(yīng)商的確定一般通過年度招標(biāo)計(jì)劃開展和實(shí)現(xiàn)，本計(jì)劃指導(dǎo)和督促集團(tuán)采購部按時(shí)完成年度招標(biāo)工作。

　　2.2 計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

　　2.2.1 獲取物料規(guī)格清單

　　當(dāng)某種年度材料有不同規(guī)格時(shí)，集團(tuán)采購部須向商務(wù)部門或供應(yīng)商等收集規(guī)格清單，經(jīng)商務(wù)部門確認(rèn)后作為供應(yīng)商的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)。

　　2.2.2 年度預(yù)估使用量的獲取

　　作為招標(biāo)議價(jià)的籌碼，集團(tuán)采購部須向商務(wù)部門或財(cái)務(wù)中心收集歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)次年的業(yè)務(wù)量預(yù)估，最終生成年度預(yù)估使用量，可用金額或數(shù)量表示。

　　2.3 年度招標(biāo)后處理

　　2.4.1 形成年度供應(yīng)框架協(xié)議

　　根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，集團(tuán)采購部就每類年度材料與年度供應(yīng)商簽署年度供應(yīng)框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對(duì)應(yīng)的單價(jià)、暫定總價(jià)等

　　2.4.2 簽訂項(xiàng)目供應(yīng)合同

　　根據(jù)各項(xiàng)目的進(jìn)度及實(shí)際情況，可在不同時(shí)間根據(jù)年度供應(yīng)框架協(xié)議簽訂以項(xiàng)目為單位的供應(yīng)合同。

　　3.0月度物料需用計(jì)劃的編制

　　3.1作用

　　為了能讓采購部門提前作好月度采購計(jì)劃，由各項(xiàng)目部為單位編制月度材料需用計(jì)劃。

　　3.2 各類材料計(jì)劃的編制

　　3.2.1行政類物料需用計(jì)劃

　　各部門、各項(xiàng)目部向行政人事中心提交月度需用計(jì)劃，行政人事中心匯總各部門、各項(xiàng)目部的需求，根據(jù)下月預(yù)算，向集團(tuán)采購部提交行政類物料月度需用計(jì)劃，計(jì)劃包含物料名稱、規(guī)格、特殊要求、期望到位的時(shí)間等。由集團(tuán)采購部補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等。

　　3.2.2工程類物料需用計(jì)劃

　　屬“集團(tuán)采購類”年度材料的需用計(jì)劃，由商務(wù)部主導(dǎo)編制，包括物料名稱、具體規(guī)格、技術(shù)參數(shù)要求、期望到位時(shí)間、當(dāng)月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、特殊要求等。由集團(tuán)采購部補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等。

　　4.0月度物料采購計(jì)劃編制

　　4.1作用

　　匯總各部門、各項(xiàng)目的物料月度需用計(jì)劃后，由采購部門對(duì)每種物料的采購時(shí)間及送貨地點(diǎn)進(jìn)行匯編，以指導(dǎo)和跟進(jìn)物料供應(yīng)的及時(shí)性

　　4.2 計(jì)劃的編制

　　集團(tuán)采購部根據(jù)需求計(jì)劃，針對(duì)每種物料制定下單時(shí)間、樣板獲取時(shí)間等，經(jīng)集團(tuán)采購部經(jīng)理確認(rèn)后按材料種類分配采購任務(wù)。

　　5.0注意事項(xiàng)

　　5.1 針對(duì)每類年度材料的供應(yīng)商以2~3家為宜

　　5.2 月度采購計(jì)劃逾期的話，采購部將不予受理，由各項(xiàng)目部另外提出單宗的申購，按正常申購流程辦理，造成的損失由各項(xiàng)目部自行承擔(dān)

　　5.3 月度材料需用計(jì)劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時(shí)間上變更的，由公司各部門、各項(xiàng)目部在下單采購前2天填寫《計(jì)劃/申購變更單》，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后執(zhí)行

　　5.4 對(duì)實(shí)際需用量或總價(jià)超計(jì)劃，應(yīng)按正常申購流程辦理。

　　5.5 簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，再按相關(guān)流程進(jìn)行調(diào)價(jià)

　　第三部分 計(jì)劃管理

　　1.0計(jì)劃的跟蹤

　　1.1 計(jì)劃跟蹤的內(nèi)容

　　以跟蹤計(jì)劃完成情況為主，計(jì)劃編制情況為輔。

　　1.2 跟蹤主體

　　采用“誰編誰跟”原則，其中集團(tuán)采購部對(duì)各項(xiàng)目采購部的計(jì)劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。

　　1.3 計(jì)劃跟蹤方式

　　1.3.1 會(huì)議跟蹤

　　集團(tuán)采購部或各項(xiàng)目部可以定期召開會(huì)議，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。適用于預(yù)見性比較強(qiáng)的物料采招行為。

　　1.3.2 電話跟蹤

　　相關(guān)責(zé)任人可以和供應(yīng)商、使用部門進(jìn)行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況。適用于零星物料的跟蹤

　　1.3.3 庫存系統(tǒng)跟蹤

　　通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情況，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。

　　1.4 跟蹤反饋

　　只針對(duì)沒完成的情況進(jìn)行反饋，一方面由跟蹤人填報(bào)進(jìn)行登記并存檔，為了對(duì)相關(guān)責(zé)任人及供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià);另一方面要預(yù)警填寫《物料訂購跟催表》，向供應(yīng)商跟催貨物。

　　2.0計(jì)劃總結(jié)

　　年度計(jì)劃和項(xiàng)目周期結(jié)束后，由集團(tuán)采購部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，以改善下一周期的計(jì)劃制定和執(zhí)行情況。

　　2.1 節(jié)點(diǎn)的按時(shí)完成率：按時(shí)完成的節(jié)點(diǎn)數(shù)/總節(jié)點(diǎn)數(shù)，此項(xiàng)數(shù)據(jù)說明相關(guān)責(zé)任人節(jié)點(diǎn)控制效率

　　2.2 按時(shí)到貨率總結(jié)：按時(shí)到貨批次/總訂貨批次，此項(xiàng)數(shù)據(jù)考察供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率

　　2.3 計(jì)劃臨時(shí)調(diào)整次數(shù)：考察計(jì)劃的準(zhǔn)確性和可行性

　　2.4 協(xié)議補(bǔ)充次數(shù)：考察計(jì)劃和預(yù)算的準(zhǔn)確性

　　3.0 計(jì)劃制定和執(zhí)行方面的獎(jiǎng)懲

　　為督促相關(guān)部門和責(zé)任人按照要求制定和執(zhí)行采購計(jì)劃，集團(tuán)將按照本辦法進(jìn)行獎(jiǎng)懲：

　　3.1獎(jiǎng)勵(lì)

　　3.1.1采取以結(jié)果為導(dǎo)向原則，將計(jì)劃制定和執(zhí)行納入相關(guān)責(zé)任人月度和年度績(jī)效考核范圍，對(duì)計(jì)劃制定及時(shí)、準(zhǔn)確、執(zhí)行到位的員工實(shí)行通報(bào)表揚(yáng)和一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)

　　3.1.2 對(duì)計(jì)劃制定及時(shí)、準(zhǔn)確的部門和項(xiàng)目，實(shí)時(shí)進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)

　　3.2懲罰

　　公司將對(duì)計(jì)劃制定過程中不與配合的部門或人員進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將視情節(jié)嚴(yán)重對(duì)以下行為責(zé)任人處以一定數(shù)量的罰款：

　　■ 不按照公司規(guī)定時(shí)間制定計(jì)劃

　　■ 計(jì)劃嚴(yán)重錯(cuò)誤，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失

　　■ 因缺失計(jì)劃或計(jì)劃嚴(yán)重滯后，影響項(xiàng)目進(jìn)度

　　■ 計(jì)劃執(zhí)行不到位，嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度

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