在編制標書過程當中，我們時常會發(fā)現(xiàn)，招標文件里需要設置技術(shù)人員、單位業(yè)績等諸多限定要求，放眼一看，單位符合要求的人員有多少?業(yè)績夠不夠?容易讓人一頭霧水，或許有部分人員經(jīng)歷的投標比較多，很有經(jīng)驗，頭腦里能大概記住部分人員和單位業(yè)績，但是大多數(shù)人是在手忙腳亂地到處碰壁，另外技術(shù)人員的身份證、畢業(yè)證、職稱證、獲獎證等掃描件，還得挨個打電話催促借用，有時還碰見個別人員出差等不確定因素，工作進展緩慢。
另外在編制單位業(yè)績中，需要我們從單位所有的業(yè)績中搜獵出符合招標文件的業(yè)績，需翻箱倒柜找遍中標通知書、合同、業(yè)主證明、單位獲獎等原件進行掃描。這樣的工作方式使人長期處于費時費力的狀態(tài)。如何方便、快捷地找到標書內(nèi)所需的信息，對于編制出高質(zhì)量的投標文件，建立好規(guī)范、科學有效的投標信息庫就顯得尤為重要。
要建立規(guī)范、科學有效的投標信息庫，其必須符合組織學理論，符合運籌、管理和統(tǒng)計學。投標信息管理系統(tǒng)作為一個投標所用材料的集合體，必須具備內(nèi)容的全面性、系統(tǒng)性、及時性和搜索的便捷性，并具有各種證件到期提醒功能，具有更新內(nèi)容的提示窗口等人性化設計。根據(jù)從事編制地鐵、市政道路工程設計標書的經(jīng)驗，投標信息庫模塊可由標書、人員、單位業(yè)績、企業(yè)信息、業(yè)主信息和行業(yè)信息等幾大塊組成。
(1)標書模塊。可按年代、地區(qū)、類型分類收集入庫，突出每個標書編制的過程，包含投標準備階段、投標編制階段、投標后階段。
(2)人員模塊。可按專業(yè)、職稱、年齡、學歷等收集入庫，并做好個人履歷表，隨時更新個人項目、獲獎信息。
(3)單位業(yè)績?？砂搭愋汀⒛甏霂?，并將每個項目的中標通知書、合同、業(yè)主證明、獲獎證書、項目情況表等信息收集入庫。
(4)企業(yè)信息。按單位各種資質(zhì)證書、財務信息、企業(yè)概況、組織機構(gòu)等入庫。
(5)業(yè)主信息。根據(jù)地區(qū)建立業(yè)主人事、機構(gòu)、辦事指南等信息管理。
(6)行業(yè)信息?？砂葱袠I(yè)分類，收集行業(yè)動態(tài)、最新技術(shù)、同行業(yè)兄弟單位參與項目情況及投標情況。
隨著項目的進展，投標信息管理系統(tǒng)內(nèi)各種信息變化較快，投標信息管理系統(tǒng)要做到安排專人專項保持數(shù)據(jù)庫內(nèi)各模塊的內(nèi)容收集更新工作。這樣編標時能迅速、準確地找到所需的最新資料，提高了編標的快捷性和準確性，同時也提高了標書編制的質(zhì)量，節(jié)省大量的標書編制時間，為其他重點問題提供充裕時間。
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